Готовясь к деловой встрече, не забывайте о своих любимых занятиях. Один мой знакомый, к примеру, имел привычку перед каждым совещанием рисовать ромашку. Это настраивало его на нужный лад и помогало упорядочить мысли в голове. Структурируйте основные моменты, о которых будете говорить. Имейте в виду: люди запоминают первую и последнюю фразу. Поэтому, если хотите донести до партнеров полезную информацию, постарайтесь, чтобы она красной нитью прошла через вашу речь. В зависимости от тематики делового разговора запаситесь подходящими метафорами и образами, чтобы украсить свою речь. Это поможет вам поддерживать интерес партнеров к разговору, не утомив и не перегрузив их.
Настройтесь на обратную связь. Для того чтобы вас слушали, необходимо иметь постоянный зрительный контакт с участниками беседы. Очень многие совершают ошибку, когда фокусируют свой взгляд на чем-то одном или, что еще хуже, смотрят в свои записи. Чтобы избежать этого, потренируйтесь дома. Вырабатывайте навык охватывать взглядом множество предметов, расположенных на разном расстоянии от вас. Когда находитесь в компании друзей, мысленно фиксируйте, насколько часто вы встречаетесь глазами с каждым человеком. Это поможет понять, готовы ли вы к эффектному выступлению перед собеседниками.
Вы испытываете определенные эмоции к организации, в которой трудитесь и чьи интересы представляете. Постарайтесь передать их собеседникам. Видя успешного, позитивно настроенного человека, они будут иметь соответствующее представление о компании в целом. Особое внимание уделите подготовке, если предполагаете, что переговоры будут жесткими. Возможно, кто-то из ваших коллег имел опыт общения с трудными партнерами. Обязательно пообщайтесь с ними, попросите поделиться впечатлениями и соображениями, дать советы. Чем больше информации у вас будет, тем лучше - не сдадите свои позиции, если окажетесь под давлением.
Тщательно разузнайте, о чем будут говорить партнеры. Подготовьте примерные вопросы, чтобы не растеряться в нужный момент. Постарайтесь говорить ровным тоном. Тогда, задавая неожиданный вопрос, достаточно будет резко изменить тон голоса, чтобы застать собеседника врасплох. Наконец, освойте приемы психологического айкидо. Суть заключается в понимании того, что за каждым поступком любого человека кроется позитивное намерение. То есть если собеседник давит на вас, значит, желает извлечь из этого нечто хорошее для себя. Используйте эту энергию. Если упрекают, что задерживаете поставки, значит, им важны качество и оперативность работы. Чтобы возразить обвинениям, дайте понять, что тоже цените это, поэтому выполняете обязательства в срок, указанный в договоре.